3. Februar 2025
Fahrtenbuch führen – darauf müssen Sie achten
Nutzen Sie die steuerlichen Vorteile
Wird ein Dienstwagen sowohl für private als auch dienstliche Zwecke genutzt, ist das Führen eines Fahrtenbuchs ratsam. Die genaue Dokumentation der Fahrten kann auch steuerliche Vorteile haben.
Lohnt sich ein Fahrtenbuch?
Wer einen Firmenwagen nutzt, muss diesen steuerlich geltend machen. Eine Möglichkeit hierfür ist das Führen eines Fahrtenbuchs. Wenn dieses Fahrtenbuch vollständig ist, alle Aufzeichnungen enthält und Sie es mit Ihrer Steuererklärung einreichen, rechnet das Finanzamt statt einer Pauschale Ihren tatsächlichen Anteil der Autokosten nachträglich an.
Neben den getätigten Fahrten werden alle Kosten berücksichtigt, die der Firmenwagen im gesamten Jahr verursacht hat, also auch Sprit- Reparatur- und Reinigungskosten sowie Parkgebühren. Umwege und Privatfahrten wie beispielsweise Familienheimfahrten mit dem Firmenwagen sollten ebenfalls dokumentiert werden. Denken Sie daran, dass Sie alle entsprechenden Belege aufheben, und diese im Fahrtenbuch aufzeichnen müssen. Nur so können diese nachträglich versteuert werden.
Was ist die 1-Prozent-Regelung?
Bei der 1-Prozent-Regelung oder auch Listenpreismethode handelt es sich um eine alternative Möglichkeit um private Fahrten mit einem Dienstwagen zu versteuern. Bei der Berechnung wird 1% des Bruttolistenpreises des Dienstwagens zum monatlichen Gehalt dazugerechnet. Grundlage ist der Listenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung. Diese Regelung gilt nicht nur für neu gekaufte Fahrzeuge, sondern auch für geleaste oder gemietete Wagen. Somit handelt es sich bei der 1-Prozent-Methode um einen geldwerten Vorteil.
Diese Informationen müssen ins Fahrtenbuch
Es gibt keine offiziellen Vorlagen für ein Fahrtenbuch. Dennoch gibt es einige grundsätzliche Informationen, die Grundlage für ein ordnungsgemäß geführtes Dokument sind und die Sie darin festhalten sollten. Dazu gehören:
- das amtliche Kennzeichen des Dienstwagens, damit sich das Fahrtenbuch zweifelsfrei einem Fahrzeug zuordnen lässt,
- der Kilometerstand, wobei die jährliche Fahrleistung des Fahrzeugs entscheidend ist,
- die Art der Fahrten, da aus steuerrechtlichen Gründen deutlich werden muss, ob es sich um dienstliche Fahrten, Fahrten zwischen Wohnort- und Arbeitsstätte, oder Privatfahrten handelt. Darunter fallen auch Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung. Denn die private Nutzung eines Dienstwagens ist ein geldwerter Vorteil.
Bei betrieblichen Fahrten sind zudem weitere Informationen aufzuzeichnen:
- das Datum der Fahrt,
- der Kilometerstand zu Beginn und bei Ende der Fahrt,
- Start- und Zielort der Fahrt (beispielweise die Arbeitsstätte),
- Reiseroute inklusive Umwege,
- Reisezweck und
- Name des besuchten Kunden oder Geschäftspartners.
Steuerliche Vorteile nutzen
Es gibt keine gesetzliche Pflicht, ein Fahrtenbuch zu führen. Eine Ausnahme besteht dann, wenn ein Fahrer, beispielsweise in einem Bußgeldverfahren aufgrund eines Verkehrsverstoßes, nicht genau ermittelt werden kann. Ist es der Bußgeldbehörde nicht möglich, nach einer Ordnungswidrigkeit die Identität des Fahrers zweifelsfrei festzustellen, so kann sie den Fahrzeughalter dazu verpflichten ein Fahrtenbuch zu führen. Die Vorlage des Dokuments kann versteuert werden. Denn die Auflistung der Fahrten hilft dem Finanzamt, zwischen privater und gewerblicher Nutzung eines Fahrzeuges zu unterscheiden.
Besonders Selbstständige können vom Führen eines Fahrtenbuchs profitieren. Denn durch das Auflisten der privaten Nutzung des Fahrzeugs dokumentieren Sie die tatsächlichen Anteile der Kosten. Nutzen Sie das Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent für betriebliche Zwecke, wird es steuerlich dem Betriebsvermögen zugerechnet.
Elektrofahrzeuge genießen zudem eine niedrige Versteuerung von 0,25 bzw. 0,5 % des Bruttolistenpreises. Dies hängt vom Wert des Fahrzeuges ab.
Hat das Finanzamt Zweifel an der betrieblichen Nutzung, kann es eine detaillierte Auflistung aller Fahrten verlangen. Dann sind Sie im Vorteil, wenn Sie sowieso ein Fahrtenbuch führen.
Papier oder App?
Ein Fahrtenbuch muss kein physisches Dokument aus Papier sein. Es gibt auch Apps mit denen Sie als Fahrzeughalter eine detaillierte Aufstellung aller Fahrtenbucheinträge festhalten können. Elektronische Fahrtenbücher erkennt das Finanzamt genauso an wie ihre Gegenstücke in Papierform. Entscheidend ist dabei jedoch, dass sich die eingetragenen Daten wie die Fahrtenbucheinträge nicht nachträglich ändern lassen. Das Missachten dieser Regeln kann zu einem Bußgeld führen. Einige Apps bieten zudem auch die Möglichkeit, GPS-Daten zur Dokumentation der Fahrten zu nutzen. So lassen sich die gefahrenen Kilometer genau eintragen und entsprechend versteuern.
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Hinweis auf Beratung: Dieser Artikel gibt nur Anregungen sowie kurze Hinweise und erhebt damit keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Informationen können eine persönliche Beratung durch die zuständigen Stellen nicht ersetzen.